Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sieht ab dem 01.01.2020 zahlreiche Neuerungen für Kassenbetreiber vor. Die Anforderungen an sämtliche Kassen-, Abrechnungs-, Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme wurden dabei neu geregelt. Ziel der KassenSichV ist, dass sämtliche Aufzeichnungen im Unternehmen vor Manipulationen geschützt werden, um Steuerhinterziehung zu vermeiden.

Ebenso wie die bereits in Kraft getretenen GoBD und der Kassennachschau ist die KassenSichV damit ein wichtiger Teil der Fiskalisierung und rechtlich im „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ festgelegt. Die Umsetzung wird durch das Finanzamt auf das Schärfste kontrolliert.
In zahlreichen anderen europäischen Ländern existieren bereits vergleichbare Regelungen. In Österreich besteht zum Beispiel bereits seit 2017 eine Registrierkassenpflicht. Deutschland gehört damit zu einem der letzten Länder, in dem die Fiskalisierung von Kassensystemen nun umgesetzt wird.

 

Was sind die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung?

Folgende Pflichten ergeben sich für den Kassenbetreiber:

1. Alle Kassensysteme müssen über eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die TSE sorgt dafür, dass alle Daten und Vorgänge manipulationssicher verschlüsselt werden.


2. Belegausgabepflicht
   Alle Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen nachgewiesen und den Kunden zur Verfügung gestellt werden.
    
3. Kassenmeldepflicht
   Alle elektronischen Kassen müssen beim Finanzamt gemeldet werden.

 

Was ist die Nichtbeanstandungsfrist?

Die Kassensicherungsverordnung gilt eigentlich bereits seit dem 01.01.2020. Die Frist wurde aber bereits im vergangenen Jahr bis zum 30.09.2020 verlängert, da technische Details der TSE lange unklar waren und auch die notwendige Zertifizierung der TSE ein langwieriger Prozess war.

 

Gibt es einen weiteren Aufschub?

Am 10.7.2020 wurde bekanntgeben, dass die Bundesländer Baden Württemberg, Bayern, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westphalen, Schleswig Holstein, Saarland, Sachsen und Hamburg per Erlass die Nichtbeanstandungsregel der Kassensicherungsverordnung vom 1.10.2020 auf den 31.3.2021 verschieben.

Die Bedingungen für die Nichtbeanstandung in diesen 9 Bundesländern sind:

1. Das Unternehmen muss die erforderliche Anzahl an TSE bei einem Kassenfachhändler oder einem anderen Dienstleister bis zum 30. September 2020 (Niedersachsen bis zum 31.08.2020) nachweislich verbindlich bestellen bzw. in Auftrag geben.
    
2. Der Einbau einer cloud-basierten TSE ist vorgesehen und diese ist nachweislich noch nicht verfügbar. Die Nichtverfügbarkeit ist durch geeignete Dokumente nachzuweisen.

Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich. Die Nachweise sind im Rahmen der allgemeinen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren und auf Verlangen vorzuzeigen.
Unbeachtet obiger Erleichterungen bleibt es dabei, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme, soweit möglich, umgehend durchgeführt werden muss und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen sind.
Es ist möglich, dass sich auch noch andere Bundesländer dieses oben genannten Aufschubs anschließen werden.

 

Was bedeutet das für Sie?

In den oben genannten Bundesländern muss eine verbindliche Bestellung der TSE bei uns vorliegen. Dann ist ein Aufschub bis zum 01.04.2021 möglich. In den anderen Bundesländern gibt es aktuell keinen weiteren Aufschub, so dass die Kassen ab dem 01.10.2020 gesetzeskonform mit TSE ausgestattet sein müssen.
Unabhängig eines weiteren Aufschubs wollen wir aber alle Händler bis zum 01.10.2020 mit der TSE ausrüsten.

 

Was ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass alle digitalen Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen. Die TSE soll sicherstellen, dass einzelne Vorgänge an der Kasse nicht nachträglich manipuliert oder gar gelöscht werden können. Dazu schickt die Kasse unmittelbar nach dem Kassenvorgang alle Daten an die TSE. Die TSE besteht aus drei Einheiten:

1. Sicherheitsmodul:
   Sorgt dafür, dass die Daten und Vorgänge so gesichert werden, dass diese nicht verändert oder gelöscht werden können.


2. Speichermedium:
   Sorgt dafür, dass die Aufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.
    
3. Digitale Schnittstelle:
   Sorgt für eine reibungslose Übertragung der Daten von der Kasse an das Finanzamt.

 

 

Was ist DSFinV-K?

DSFinV-K ist die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Dies ist die Taxonomie, nach der die Transaktionsdaten der Kassen und Aufzeichnungssysteme einheitlich gespeichert werden müssen.

Die einheitliche Speicherung ermöglicht den Finanzbehörden eine tiefergehende und strukturierte Prüfung der Kassenvorgänge als dies in der Vergangenheit der Fall war.
Dies impliziert, dass das Finanzamt nicht lediglich die manipulationsfreie Nutzung der Registrierkasse überprüfen kann, sondern durch die im DSFinV-K Format strukturierten Daten auch die korrekte Verbuchung von Geschäftsvorfällen überprüfen kann. Insofern geht die Kassensicherungsverordnung weit über die Absicherung von Bargeldumsätzen hinaus.
Der Steuerpflichtige muss einen DSFinV-K Export jederzeit für eine Prüfung durch die Finanzbehörde zur Verfügung stellen. Der DSFinV-K Export knüpft an den GoBD Export an, ist jedoch einheitlich strukturiert und deutlich umfangreicher.

Der GoBD Export reicht also ab dem 30.9.2020 nicht mehr aus, um die steuerlichen Anforderungen zu erfüllen.

 
Wer kümmert sich um die TSE der Kassen?

Der Software- und Kassenhersteller ist verpflichtet, die Kassen mit einer TSE auszustatten. Wir führen auch die erforderliche Konfiguration und Einrichtung der TSE durch, um sicher zu stellen, dass die Kassen dann auch gesetzeskonform betrieben werden. Die Verantwortung dafür liegt aber letztlich immer beim Händler selbst.

 

Was ist die Belegausgabepflicht?

Alle Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen nachgewiesen und den Kunden zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist aber nicht dazu verpflichtet, diesen auch mitzunehmen. Bei der Belegausgabepflicht handelt es sich um eine wichtige Maßnahme, dass Geschäftsvorfälle nicht nachträglich verändert oder storniert werden können.
 

Was ist die Kassenmeldepflicht?

Die Kassenbetreiber müssen alle Kassen dem zuständigen Finanzamt melden. Damit kann der Gesetzgeber sicherstellen, dass die Händler gesetzeskonforme Kassen einsetzen. Allerdings ist noch völlig unklar, wie man dieser Kassenmeldepflicht nachkommen soll. Denn das dafür vorgesehene Meldeformular der Finanzbehörden ist aktuell noch nicht verfügbar.

Aber es scheint klar, dass folgende Informationen an die Finanzbehörden gemeldet werden müssen:

1. Firmenname und Steuernummer des Kassenbetreibers
2. Art der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.
3. Anzahl, Seriennummern und Orte der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme.
4. Datum der Anschaffung, der Außerbetriebnahme oder sonstiger Änderungen des eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystems.

 

Die Pflicht zu dieser Kassenmeldung obliegt dem Kassenbetreiber. Die Meldung ist unabhängig von der Art der Anschaffung der Kassen (Miete, Kauf, Leasing, etc.).

 

Was ist die Voraussetzung, um die TSE in Ihrem HIW-System einsetzen zu können?

Wir werden unseren Kunden demnächst das entsprechendes Update, in dem sämtliche gesetzlichen Anforderungen umgesetzt sind, zur Verfügung stellen. Bitte spielen Sie das Update dann unmittelbar ohne Verzögerung ein, damit die noch notwendigen Konfigurationen auch rechtzeitig vor Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung vorgenommen werden können.

Wichtig: Es können nur Kunden mit einem SQL-Server ab SQL 2012 updaten! Der Einsatz eines aktuellen SQL-Servers erfordert meist auch eine neue Server-Hardware oder den Umzug in ein Rechenzentrum. Bei Fragen stehen wir Ihnen hier gerne zur Verfügung.

 

Was passiert, wenn keine gesetzeskonforme Kasse eingesetzt wird?

Verstöße gegen die Kassensicherungsverordnung und der nicht ordnungsgemäßen Durchführung der neuen Anforderungen können zu hohen Bußgeldern führen. Generell kann bei Verstößen ein Bußgeld von 5.000 bis zu 50.000 € angesetzt werden. Zudem können Ungereimtheiten in den Aufzeichnungen sehr schnell die ordnungsgemäße Buchhaltung gefährden und sogar als Steuerhinterziehung eingestuft werden, was bekanntlich zu hohen Geld- oder sogar Freiheitsstrafen führen kann.

 

Wie erfolgt eigentlich eine Prüfung durch das Finanzamt?

Wenn die Kasse über eine zertifizierte TSE verfügt, besteht beim Finanzamt die Vermutung, dass die Kassenaufzeichnungen korrekt erfolgen. Dennoch wird es regelmäßige Kontrollen geben, denn genau das ist das Ziel der Kassensicherungsverordnung und der TSE.

Dank der in der TSE enthaltenen digitalen Schnittstelle ist der Datenexport für das Finanzamt sehr leicht möglich. Mit Hilfe einer Prüfsoftware kann dann in Sekundenschnelle kontrolliert werden, ob Manipulationen und Löschungen vorgenommen wurden.

 

Wie sehen die Lösungen der HIW aus?

TSE-Server 3:
Wir setzen ausschließlich auf den Einsatz eines TSE-3-Servers, da dieser ein Höchstmaß an Flexibilität und Verfügbarkeit im Netzwerk bietet. Über diese Hardwareeinheit können dann mehrere Kassenplätze mittels eines USB-Zertifikatssticks zertifiziert werden.

Ein TSE3-Server wird je Standort und Unternehmen benötigt.
 

 

Wichtig:
Als Kassenplatz zählt jeder Platz, an dem kassenrelevante Buchungsvorgänge durchgeführt werden. Dazu zählen neben reinen Bar- und EC-Vorgängen z.B. auch die Durchführung eines Kassenabschlusses. Auch Plätze in der Buchhaltung, an denen evtl. Korrekturbuchungen durchgeführt werden, sind zu zertifizieren.

Grundsätzlich könnten über einen Zertifikatsstick auch mehrere Kassen angeschlossen werden. Wir empfehlen aber für jede Kasse einen eigenen Stick zu verwenden, da der Signier- und Zertifizierungsvorgang ansonsten zu zeitlichen Verzögerungen beim Kassiervorgang führen kann. Allenfalls Plätze für die Durchführung eines Kassenabschlusses können gemeinsam mit einer Kasse zertifiziert werden.
 

Die USB-Zertifikate haben eine Laufzeit von fünf Jahren und müssen dann erneuert werden.

 

Warum bietet die HIW nur eine hardwarebasierte TSE-Lösung an?

Aktuell gibt es nur hardwarebasierte TSE-Lösungen, die zertifiziert sind. Die Zertifizierung einer Cloud-TSE ist immer noch ausstehend.

Zudem sind die Kosten für eine hardwarebasierte Lösung einmalig und deshalb gut im Gegensatz zu den monatlichen Gebühren für TSE-Lösungen kalkulierbar. Über längere Sicht rechnet sich die einmalige Investition.

 

Welche Kosten kommen auf den Kassenbetreiber zu?

Es kommen Kosten für die Anschaffung der Hardware (TSE-Server und USB-Zertifikate) und Software (zur Kommunikation mit dem TSE-Server) auf die Kassenbetreiber zu. Diese hängen stark von der Infrastruktur (Anzahl der Standorte, Anzahl der Kassenplätze) beim Händler ab. Zudem fällt eine Dienstleistung für die Konfiguration der Hardware und die notwendigen Einstellungen in der Software an.

 

Wie ist die weitere Vorgehensweise?

Wir werden unseren Kunden ein für Ihre Bedürfnisse maßgeschneidertes Angebot über die notwendige Hardware und Software je nach Anzahl der Standorte und Kassenplätze unterbreiten.

Für die Gewährung des oben genannten zeitlichen Aufschubs in den meisten Bundesländern ist eine verbindliche Bestellung bis zum 30.09. notwendig. Da generell mit längeren Lieferzeiten zu rechnen ist, empfehlen wir ohnehin möglichst schnell den Auftrag zu erteilen.